电子邮件、在线聊天、网上咨询还有社交媒体在人们的生活中都占有一席之地，但是一旦涉及公务，绝大多数人还是倾向于打电话。你应该时常遇到过那些讲电话时不够专业的人吧。为了不给别人留下相同的印象，下面就来学习如何专业地接听电话吧。
01 在电话旁准备好纸和笔。记录来电者的姓名、来电时间和理由。最好将这些信息写在带复写纸的电话记事簿上，这样查看起来才更有条理，也更方便。需要传达留言时，只要把复写件交给对方就可以了。
02 电话响后马上接听。没人喜欢等待。来电者很可能是顾客，所以立即接听会显出你的公司办事有效率，你们对客户的来电非常重视。
03 表明自己的身份以及公司的名称。你可以说：“欢迎拨打荣祥贸易有限公司的电话。我是李文。”如果来电者没有自报家门，你可以主动询问；如果你的公司对于接听这种来路不明的电话有严格的规定，你更要询问清楚。
04 正确地提问。尽可能多地搜集信息，帮助你辨别这通电话的来历。有时，特别是当你有很多问题的时候，语气可能听起来像是在指责对方。如果不想显得咄咄逼人，就要尽量控制语速，用平和谦虚的语气讲话。 来电者：“能让李先生接一下电话吗？” 接听者：“请问您是哪位？” 来电者：“我是王伟。” 接听者：“请问您是从哪里打过来的？” 来电者：“英国。” 接听者：“能告诉我您的公司名称吗？” 来电者：“我找李先生有些私事。” 接听者：“李先生知道您会打电话来吗？” 来电者：“不知道。” 接听者：“好的。让我试试能否接通他的电话。”
05 假设你方有人正在监听这通电话。在最初的电话录音里，很多公司都声称来电将受到监听。就算事实不是这样，你也可以假设有人在监听，从而督促自己用最专业的态度和来电者交流。如果通话的确受到监听，你也许可以利用这个机会听听自己说话的方式是否有需要改进的地方。
通话时不要吃东西、喝东西或者嚼口香糖。
不要使用“啊”、“嗯”、“然后”、“对”等毫无意义的声音或词来填补思考时的空隙。
不要按下静音按钮；只要在需要总管或者培训教员帮忙的时候才能使用这个按钮。
不是每个人都能在通话时保持专业的态度。即使对方没有以相同的态度回报你的客气和礼貌，你也不能放弃自己的专业操守。
处理完一个棘手的客户后，提醒自己还有下一个客户在等着你。不管你有多么生气、委屈或者伤心，在接通下一个电话之前，都必须把这些情绪隐藏起来。
每接听完一个棘手的电话，客服代表都应该休息五到十分钟。